Jak Ministerstvu financí SR pomáháme zefektivňovat práci jednotlivých oddělení, přinášet transparentní a bezpečnou komunikaci

IS SEMP je komplexním řešením pro správu a monitorování minimální a státní podpory. Jeho implementací jsme veřejnosti zpřístupnili informace o poskytované pomoci prostřednictvím webového portálu, díky čemuž jsou zainteresované osoby v reálném čase informovány o průběhu jejího poskytování. Řešení zároveň zvyšuje efektivnost kontrolních mechanismů nad celým procesem.

Nasazením informačního systému pro Ministerstvo financí ČR (MF ČR) jsme mimo jiné zajistili i:

• snížení chybovosti ve výkazech při čerpání pomoci;
• zefektivnění práce státních zaměstnanců;
• zautomatizování některých dosud manuálně prováděných aktivit (např. Sledování stropu minimální pomoci a jeho manuální zpracování);
• úsporu nákladů na zpracování žádostí o poskytnuté pomoci;
• celkový přehled o čerpané pomoci a aktivitách díky možnosti reportingu;
• migraci existujících dat do nově vytvořeného systému SEMP a jeho integraci s jinými systémy.

Díky námi dodanému systému dokázalo MF SR splnit legislativní požadavky, kdy je stát podle nařízení Evropské unie od roku 2016 povinen udržovat registr státní podpory a jeho informace následně zpřístupňovat veřejnosti na internetu. Projekt jsme dodali v březnu 2014.

Zaměstnanci Úřadu práce, sociálních věcí a rodiny (ÚPRSVaR) měli každý měsíc povinnost manuálně zaznamenávat přes 1 000 záznamů o příjemcích a jednotlivých případech poskytnuté pomoci do vlastního informačního systému. Tuto jistou povinnost však měli i vůči MF SR, kdy bylo potřeba zapisuje tytéž informace i do systému pro sledování státní a minimální podpory.

• Aby ulehčit pracovníků od duplicitního manuálního zadávání dat do obou systémů a současně zvýšit kvalitu a dostupnost údajů se MF SR rozhodlo automatizovaně propojit informační systém IS SEMP se systémem Centrální správy referenčních údajů (CSRÚ).

• Jako centrální komunikační bod veřejné správy je CSRÚ integrovaná napříč ostatními státními informačními systémy. Veškeré údaje, které se zadávají do systému používaného zaměstnanci ÚPSVaR, jsou díky systémové integraci automaticky ukládány i do IS SEMP.
• Řešení přispívá k vyšší kvalitě dat, jejich konsolidaci a kontextové propojení. Stejně osvobodili zaměstnanců ÚPSVaR od nadbytečné administrativní zátěže eliminováním potřeby duplicitního zaznamenávání údajů.

Řešení je postaveno na platformě MS Dynamics CRM s prezentační částí integrovanou do známého prostředí intranetu. Řešení umožňuje jednoduché zadávání požadavků, sledování historie požadavků, personalizovaný seznam požadavků, např. na IT, výkon služeb, osobní úřad a jiné. Součástí řešení je i poskytování znalostní databáze pro odbourání pracnosti jednotlivých oddělení. Začátek projektu: prosinec 2009.

Aplikace slouží a vytváří prostor pro správu jednotlivých odborných pracovních skupin. Je to jednotný pracovní nástroj pro pracovní skupiny, kde najdou jejich členové informace o aktuálních plánech, úkolech a novinkách v rámci skupiny. Aplikace také zpřístupňuje kontaktní údaje v rámci skupiny, aktuální události a aktuální dokumenty. Součástí systému jsou různé přehledy a kalendáře včetně DMS na správu dokumentů. Začátek projektu: prosinec 2009.

Řešení pro správu softwarových licencí je centralizovaným systémem pro organizace státní správy, které usnadňuje sběr požadavků a následnou tvorbu rozpočtů těchto institucí. Řešení zastřešené Ministerstvo financí SR (MF SR) se skládá ze dvou částí – z frontendového portálu na evidenci licencí a backendovej aplikace. Využitím efektivního systému centralizovaného sběru požadavků v rámci celé státní správy na Slovensku tak MF SR dosáhlo zefektivnění procesu vykazování počtu softwarových licencí a následné tvorby rozpočtu institucí pro další roky. Začátek projektu: duben 2009.

Internetová stránka umožňuje přehledně strukturovat informační poselství a diverzifikovat odpovědnost za obsah. Stejně přináší přívětivější design a přehlednější uživatelský systém, který odpovídá současným trendům webových stránek. Občané Slovenska získali přístup k rozsáhlé agendě Ministerstva financí SR a jeho podřízených organizací.

Intranetová aplikace Ministerstva financí SR tvoří plnohodnotný komunikační nástroj pro přístup zaměstnanců ministerstva ke všem dostupným relevantním informacím. Z funkčního hlediska byla aplikace navržena jako webová stránka se systémem přístupových práv, které umožňují uživatelům přístup k jednotlivým informacím a dokumentům. Ty se do intranetové aplikace převzaty z existujících systémů MF SR.