Zaškolení uživatelů systému je důležitým krokem na cestě k dosažení cílů

Každodenní realizace dobročinných projektů organizace Portus Praha vyžadovala vysokou míru koordinačního úsilí, jakož i existenci CRM systému pro evidenci a efektivní řízení jejích aktivit.

V září 2017 se na nás Portus Praha obrátil s prosbou o pro bono činnost – zaškolení jejich zaměstnanců do Dynamics CRM a o případnou customizaci systému. Nakolik nám byly aktivity organizace sympatické, neváhali jsme ani chvíli a okamžitě jsme se pustili do této spolupráce.

Po počáteční analýze se potvrdilo, že nasazené CRM řešení, které nebylo přizpůsobeno potřebám organizace, neumožňovalo využít plný potenciál práce se systémem a všechny jeho výhody.

V rámci customizace řešení jsme implementovali následné zásadní změny v CRM:

• Stávající entitu “Account” jsme rozdělili na právnické a fyzické osoby.
• Na entitě “Account” se zaznamenávají standardní aktivity, kontaktní osoby, kontaktní informace (adresy, telefonní a emailové kontakty), které se zobrazují jen vybraným uživatelům na základě nastavených bezpečnostních pravidel;

• Při entitě “Account” jsme zavedli evidenci různých kategorií příspěvků, např. z nadačních akcí, dobrovolných darů, školení, vzdělávacích kurzů, dárkových předmětů, objednaných “dobrot s příběhem” apod .;
• Pro každou výše zmíněnou kategorii příspěvků jsme vytvořili samostatnou entitu s vlastními atributy;
• Umožnily jsme evidovat “Zájemců” (Leads), z nichž je následně možné vytvořit “Contacts” (jednotlivé kontakty) či “Accounts” (právnické a fyzické osoby) na základě vytvořeného obchodního procesu;
• Výrazně jsme zjednodušili formulář marketingových kampaní;
• Vytvořili jsme role pro uživatele tak, aby každý disponoval přístupem pouze k těm subjektům a záznamem, se kterými pracuje. To zajistilo nejen vyšší bezpečnost práce s daty, ale především lepší přehlednost potřebných informací.

Po úspěšné customizaci na základě požadavků klienta proběhlo dvoudenní školení, během kterého se uživatelům CRM řešení z organizace Portus Praha vysvětlilo, jak pracovat v nově navrženém systému.