Proces screeningu životopisů a uchazečů o zaměstnání se velmi snadno může stát časově náročným procesem. Personalista musí uchazeče vyhledat, prostudovat si jejich životopisy, posoudit, zda jsou vhodní na danou pozici atp. Odhaduje se, že výběr správného uchazeče trvá přibližně 3 dny. Pomocí RPA umíme proces plně automatizovat. Vaši personalisté tak rovnou obdrží seznam vhodných uchazečů spolu s jejich životopisy.
Co udělá robot?
Robot si v předem definovaném čase stáhne volné pracovní pozice ve firmě, zkontroluje vámi nadefinované minimální požadavky na uchazeče, vstoupí na portály s uchazeči, udělá screening a pošle personalistům seznam nejvhodnějších uchazečů spolu s jejich životopisy.
Před nástupem nového zaměstnance je třeba připravit vše tak, aby nemusel na nic čekat a hned se mohl pustit do práce. Potřebuje vytvořit uživatelský účet, emailovou adresu, přístupová práva k aplikacím, zabezpečení technického vybavení, a pod. A to vše v souladu s pravidly společnosti. Do tohoto procesu se často zapojuje nejen personální oddělení, ale i ostatní oddělení, a proto není organizace vždy jednoduchá. Vybavit pro zaměstnance vše potřebné hned první den nástupu může být někdy problém.
Co udělá robot?
Po zaevidování nového zaměstnance do systému si robot přečte kdy a na jakou pozici zaměstnanec nastupuje. Na základě předdefinovaných pravidel následně vstoupí do příslušných aplikací a zřídí potřebné přístupy, případně objedná požadované pracovní pomůcky (počítat, telefon atd.). Po vytvoření všech přístupů robot pošle nástupní dokumenty, které si musí nový zaměstnanec nastudovat.
Když zaměstnanec ukončuje pracovní poměr u svého zaměstnavatele, je důležité, aby tento proces proběhl plynule a včas. Manuální kroky v rámci tohoto procesu jsou časově náročné, přičemž je třeba dbát na přesnost. Ať už jde o zkontrolování vyrovnání konta zaměstnance, odebrání přístupových práv, vyplnění a zkontrolování výstupního listu nebo o předání pracovních pomůcek. Robot umí přitom provést celý nebo částečný proces automaticky, přičemž zaručí 100% přesnost údajů.
Co udělá robot?
Po zaevidování data ukončení pracovního poměru zaměstnance, robot zkontroluje datum a uloží si jej do paměti. V dohodnutém intervalu, buď v den odjezdu, několik dní před nebo po odchodu zaměstnance, vstoupí do jednotlivých systémů, odebere přístupová práva a zkontroluje konto zaměstnance. O provedených činnostech io stavu jednotlivých přístupových práv pošle e-mailovou notifikaci.
V souladu s nařízením GDPR, které upravuje zpracování, uchovávání, použití a obnovení osobních údajů, jsou všechny firmy působící na evropském trhu vázány dodržovat tato nařízení. V praxi to znamená, že pokud má společnost údaje o zaměstnanci, musí je na požádání zaměstnance ze systémů odstranit, což může být velmi náročné a v mnoha společnostech problémové.
Co udělá robot?
Robot po obdržení požadavku na kontrolu nebo výmaz osobních údajů postupně vstoupí do jednotlivých systémů, kde vyhledá všechna potřebná data a pošle je na e-mail. V případě, že zaměstnanec požaduje i vymazání svých osobních údajů, robot je vymaže.
Měsíční výkaznictví a mzdy patří k esenciálním procesům v každé společnosti. Získávání údajů, správné propočty, výkazy do zdravotních a sociálních pojišťoven či na daňový úřad jsou však často složité a časově náročné. Většina mzdových procesů je založena na pravidlech, zahrnují velké objemy údajů a ve své podstatě se opakují. Tím vytvářejí klasický případ použití RPA pro zvýšení přesnosti a zkrácení doby zpracování – zejména v případě, že společnost má větší počet zaměstnanců.
Co udělá robot?
Po uzavření docházky robot vstoupí do docházkového systému, zkontroluje vyplněná data, přepočítá mzdy, stravenky, zkontroluje odsouhlasené odměny, dovolené, náhrady atp. Po vytvoření výplatního lístku robot stáhne výkazy, přihlásí se do systému zdravotní a sociální pojišťovny a výkazy za daný měsíc nahraje do příslušného systému.
