Z praxe jsme zjistili, že při nahazování faktur robot ušetří 50% – 60% pracovního času člověka. A za jednu hodinu zaeviduje robot o 31 – 37 faktur více než člověk.
Faktura od přijetí až po schválení projde několika kroky, které jsou z velké části manuální. Po přijetí faktury je třeba ji zkontrolovat, přiřadit k objednávce, nahrát do účetního systému a schválit, přičemž tento proces vyžaduje přesnost a je nutno jej provádět několikrát denně.
Co udělá robot?
Robot pravidelně kontroluje došlé e-maily. Pokud do e-mailu přijde faktura, převezme ji, oskenuje, zkontroluje všechny vyplněné údaje, přiřadí fakturu k objednávce, vyplní údaje v účetním systému, nahraje samotnou fakturu a pošle ji ke schválení.
Po vykonané služební cestě vyplňuje každý zaměstnanec příkaz k úhradě cestovních nákladů, kterou by měl následně jeho nadřízený a finanční oddělení schválit. Když je příkaz schválen, musí se jednotlivé položky spolu s fakturami za hotel, bloky za dopravu a jízdenkami přepsat do systému a následně zaúčtovat. Zároveň musí být částky na bločcích a fakturách shodné s údaji v cestovním příkazu. Precizní kontrola a přepisování jednotlivých položek tak zabere velké množství času.
Co udělá robot?
Hned po schválení cestovního příkazu, oskenování faktur a bločků, robot zkontroluje jejich hodnoty a přepočítá příslušnou částku diet. Pokud vznikne nesrovnalost, tak o ní informuje. Pokud je vše správné, robot přepíše jednotlivé položky do účetního systému a přiřadí je k zaměstnanci. Účetní oddělení obdrží zpětnou informaci o provedené aktivitě a následně může náklady zaměstnanci proplatit.
V rámci finančního přehledu zpracovává každá společnost finanční reporty. Sice existují určité šablony, podle kterých se reporty generují, často je obtížné vyhledat a shromáždit potřebné údaje. Softwaroví roboti pomáhají při přípravě interních a externích dat využitelných k analýze shromažďováním a integrací informací z různých zdrojů a vytvářením reportů.
Co udělá robot?
Robot v definovaném čase vstoupí do určených systémů a vyhledá požadované údaje. Když je sesbírá, vyhodnotí je a uloží do jakéhokoli formátu. do Excelu, kde vytvoří požadované kontingenční tabulky a grafy, porovná data s předchozím obdobím, vytvoří předpověď vývoje na další období a pod. Poté, co robot vytvoří všechny potřebné reporty, pošle je na váš e-mail is požadovaným komentářem.
Po vystavení faktury a dodání zboží přichází na řadu zaplacení faktury. Společnosti ale často přijímají denně několik faktur a udržet si přehled o jejich splatnosti může být náročné. Pokud jste ale dodavatelem, je nezbytné, abyste měli všechny faktury uhrazené včas, a tak je třeba obchodníky nebo klienty častokrát urgovat.
Co udělá robot?
Robot si po zaevidování faktury v systému přečte a zapamatuje datum její splatnosti. Následující den po splatnosti faktury robot zkontroluje, zda byla faktura zaplacena. Pokud ne, robot pošle upozornění zaměstnanci finančního oddělení, případně obchodníkovi nebo klientovi. Po určité době robot opětovně zkontroluje, zda byla faktura zaplacena a tuto informaci komunikuje e-mailem na určené osoby.
Firmy musí často nakupovat velké množství produktů, aby zajistily kontinuální chod společnosti. Náklady na tyto položky mohou pozitivně, ale i negativně ovlivňovat jejich výnosy a zisky. S cílem eliminovat zbytečné náklady je třeba vybrat dodavatele s nejlepší cenou na trhu. Samotný průzkum trhu je však časově náročný a komplikovaný. Výběr dodavatele je často manuální a skládá se z několika kroků, např. příprava žádosti o cenovou nabídku, komunikace a diskuse s dodavateli, analýza a hodnocení doručených podkladů atp.
Co udělá robot?
Robotovi stačí poslat seznam technického vybavení či kancelářských potřeb, které společnost potřebuje nakoupit. Následně vyhledá tyto produkty na internetu nebo v předem definovaných objednávkových systémech. Stáhne potřebné informace, jako například cenu, podrobné informace o produktu, hodnocení produktu a sumář pošle na e-mail. Zaměstnanec si jen vyberete produkt, který chce objednat, přičemž samotnou objednávku udělá robot.
Každý klient banky dostává měsíční výpis obratů na bankovním kontě, který je třeba vidovat do účetního systému. Pokud však má společnost bankovní účty ve více bankách, může se tento proces snadno stát časově náročným, přičemž je třeba dbát na přesnost při přepisu jednotlivých položek.
Co udělá robot?
Robot na pravidelné bázi stáhne bankovní výpisy, případně jejich importní soubor a ten následně přepíše, resp. importuje do účetního systému. Robot není závislý na vnějších faktorech, čímž se zaručuje, že při přepisu jednotlivých obratů nedojde k chybě. Pokud zároveň potřebujete přiřadit jednotlivé položky z výpisu účtu k fakturám a zkontrolovat, zda byly faktury zaplaceny, pro robota to není problém. Podle variabilního, konstantního nebo specifického symbolu přiřadí platbu k objednávce a pošle informaci, že faktura byla zaplacena.
Archivace bločků, faktur i bankovních výpisů je časově náročný proces, který vyžaduje vysokou přesnost. Převzaté bločky od zaměstnance je třeba zkontrolovat, přepsat položky do systému, poslat ke schválení, přeplatit a samotný bloček nebo fakturu archivovat.
Co udělá robot?
Jakmile je bloček nebo faktura naskenována do složky, robot ji zkontroluje podle předem nadefinovaných pravidel, ověří akceptovatelné položky a pošle ke schválení. Když je daňový doklad, resp. faktura schválena, robot ji přepíše do účetního systému a dokument uloží do elektronického archivu. Takto je zajištěna přesná evidence jednotlivých bločků a faktur, a zároveň je zajištěna jejich archivace.
