Kontaktujte nás

Cloudová aplikace zefektivňuje evidenci a automatizuje proces tvorby smluv

Cloudová aplikace zefektivňuje evidenci a automatizuje proces tvorby smluv

Management společnosti YIT Slovakia měl zájem o zefektivnění procesu připomínkování a schvalování smluv, což se nám podařilo dosáhnout nasazením aplikace postavené na platformě SharePoint Online.

Společnost YIT Slovakia vznikla v roce 2010 po akvizici nadnárodní skupinou YIT. Momentálně patří mezi významné developerské a stavební společnosti v bratislavském regionu. Prostřednictvím svých projektů přináší kvalitní bydlení, kancelářské a obchodní prostory na vysoké úrovni.

YIT Slovakia se stále snaží zavádět do praxe různé inovace nejen směrem ke klientům, ale i interně v rámci organizace. V souvislosti s tím se vedení rozhodlo zefektivnit proces schvalování a připomínkování smluv.

Tento proces probíhal primárně prostřednictvím e-mailové komunikace. Avšak byl příliš zdlouhavý – zaměstnanec – tvůrce smluv musel pracně shrnout připomínky, které se nacházely v různých verzích dokumentů. Vedení společnosti proto hledalo řešení, které by připomínkování a schvalování smluv zautomatizovalo.

Po úvodních konzultacích jsme zákazníkovi navrhli vytvořit aplikaci postavenou na cloudové službě Microsoft SharePoint Online, která podporuje sdílení a zpracování dokumentů a službě Microsoft Power Automate nápomocné při automatizaci pracovních postupů, synchronizování souborů či informováni prostřednictvím notifikací.

yit_SharePoint

Jaké zlepšení přinesla SharePoint aplikace?

Aplikace obsahuje předpřipravené šablony smluv, ze kterých si tvůrce smluv může vybrat tu, která nejlépe splňuje jeho potřeby. V šabloně následně vyplní údaje jako typ smlouvy, vlastníka, výšku plnění, dodavatele, název projektu, případně další potřebné informace.

Po shromáždění a zkompletování návrhu smlouvy se spustí proces nad smluvní dokumentací. Smluvní dokumentace je tvořena složkou dokumentů, v níž se nachází smlouva a podpůrné dokumenty:

  • na základě atributů vyplněných ve smlouvě systém automaticky identifikuje zaměstnance z jednotlivých oddělení, jejichž kompetencí je připomínkovat danou smlouvu;
  • kompetentní jsou o tom informováni prostřednictvím oznámení, kterou obdrží na e-mail;
  • aplikace umožňuje i delegovat připomínkování na jinou osobu přeposláním oznamovacího emailu;
  • samotné připomínkování lze provést přímo z emailu přes vložený formulář a není třeba otevírat odkazy do aplikace;
  • zadané připomínky se ukládají na platformu Microsoft SharePoint Online ve strukturované formě, např. jméno připomínkujícího, čas připomínkování, výhrady, stav připomínkování a jiné;
  • vlastníkovi smlouvy přicházejí oznámení o stavu připomínkování jednotlivě a na závěr obdrží souhrnnou informaci o ukončení celého procesu;
  • po zapracování jednotlivých připomínek se spustí proces schvalování smlouvy, který funguje podobným způsobem jako připomínkování, ale nad užší skupinou lidí.

Řešení přineslo zákazníkovi tyto výhody:

  • efektivní nástroj na připomínkování a schvalování smluv;
  • automatický výběr komentátorů na základě kompetenční matice;
  • jednoduché přenesení na jinou osobu;
  • opakované zaslání oznámení v případě, že kompetentní osoba neodešle připomínky do 5 dní;
  • automatické vygenerování krycího listu – obsahuje kompletní údaje o celém procesu připomínkování a schvalování;
  • unikátní číslování jednotlivých složek dokumentů pro snazší identifikaci a vyhledávání;
  • možnost přistupovat do aplikace prostřednictvím mobilních zařízení kdekoli a kdykoli.

Projekt byl řízen agilní metodou s možností dalšího rozvoje. Implementován byl v úzké spolupráci se zákazníkem v trvání 6 týdnů.

Pokud hledáte řešení, který by zefektivnilo vaše firemní procesy, neváhejte nás kontaktovat. Jsme připraveni si společně projít vaše požadavky a navrhnout optimální řešení.

Kontaktujte nás

Pokud máte otázky nebo zájem o některé z našich řešení

Používáte zastaralý prohlížeč. Můžete si jej aktualizovat na této stránce.