Cloudová aplikace zefektivňuje evidenci a automatizuje proces tvorby smluv

Management společnosti YIT Slovakia měl zájem o zefektivnění procesu připomínkování a schvalování smluv, což se nám podařilo dosáhnout nasazením aplikace postavené na platformě SharePoint Online.

Společnost YIT Slovakia vznikla v roce 2010 po akvizici nadnárodní skupinou YIT. Momentálně patří mezi významné developerské a stavební společnosti v bratislavském regionu. Prostřednictvím svých projektů přináší kvalitní bydlení, kancelářské a obchodní prostory na vysoké úrovni.

YIT Slovakia se stále snaží zavádět do praxe různé inovace nejen směrem ke klientům, ale i interně v rámci organizace. V souvislosti s tím se vedení rozhodlo zefektivnit proces schvalování a připomínkování smluv.

Tento proces probíhal primárně prostřednictvím e-mailové komunikace. Avšak byl příliš zdlouhavý – zaměstnanec – tvůrce smluv musel pracně shrnout připomínky, které se nacházely v různých verzích dokumentů. Vedení společnosti proto hledalo řešení, které by připomínkování a schvalování smluv zautomatizovalo.

Po úvodních konzultacích jsme zákazníkovi navrhli vytvořit aplikaci postavenou na cloudové službě Microsoft SharePoint Online, která podporuje sdílení a zpracování dokumentů a službě Microsoft Power Automate nápomocné při automatizaci pracovních postupů, synchronizování souborů či informováni prostřednictvím notifikací.

Jaké zlepšení přinesla SharePoint aplikace?

Aplikace obsahuje předpřipravené šablony smluv, ze kterých si tvůrce smluv může vybrat tu, která nejlépe splňuje jeho potřeby. V šabloně následně vyplní údaje jako typ smlouvy, vlastníka, výšku plnění, dodavatele, název projektu, případně další potřebné informace.

Po shromáždění a zkompletování návrhu smlouvy se spustí proces nad smluvní dokumentací. Smluvní dokumentace je tvořena složkou dokumentů, v níž se nachází smlouva a podpůrné dokumenty:

• na základě atributů vyplněných ve smlouvě systém automaticky identifikuje zaměstnance z jednotlivých oddělení, jejichž kompetencí je připomínkovat danou smlouvu;
• kompetentní jsou o tom informováni prostřednictvím oznámení, kterou obdrží na e-mail;
• aplikace umožňuje i delegovat připomínkování na jinou osobu přeposláním oznamovacího emailu;
• samotné připomínkování lze provést přímo z emailu přes vložený formulář a není třeba otevírat odkazy do aplikace;
• zadané připomínky se ukládají na platformu Microsoft SharePoint Online ve strukturované formě, např. jméno připomínkujícího, čas připomínkování, výhrady, stav připomínkování a jiné;
• vlastníkovi smlouvy přicházejí oznámení o stavu připomínkování jednotlivě a na závěr obdrží souhrnnou informaci o ukončení celého procesu;
• po zapracování jednotlivých připomínek se spustí proces schvalování smlouvy, který funguje podobným způsobem jako připomínkování, ale nad užší skupinou lidí.

Řešení přineslo zákazníkovi tyto výhody:

• efektivní nástroj na připomínkování a schvalování smluv;
• automatický výběr komentátorů na základě kompetenční matice;
• jednoduché přenesení na jinou osobu;
• opakované zaslání oznámení v případě, že kompetentní osoba neodešle připomínky do 5 dní;
• automatické vygenerování krycího listu – obsahuje kompletní údaje o celém procesu připomínkování a schvalování;
• unikátní číslování jednotlivých složek dokumentů pro snazší identifikaci a vyhledávání;
• možnost přistupovat do aplikace prostřednictvím mobilních zařízení kdekoli a kdykoli.

Projekt byl řízen agilní metodou s možností dalšího rozvoje. Implementován byl v úzké spolupráci se zákazníkem v trvání 6 týdnů.

Pokud hledáte řešení, který by zefektivnilo vaše firemní procesy, neváhejte nás kontaktovat. Jsme připraveni si společně projít vaše požadavky a navrhnout optimální řešení.