Novinky

Implementace Microsoft Dynamics 365 Customer Service ve firmě Expat Support

Ve společnosti Expat Support s r. o. jsme naimplementovali cloudové řešení Microsoft Dynamics 365 zaměřené na modul Customer Service. Implementace systému pomohla shromáždit na jednom místě veškeré potřebné informace o partnerech společnosti a spolupráci s nimi, o žadatelích o víza a pobytová oprávnění do České republiky a jejich vízové a pobytové historii.

Společnost Expat Support s r. o. vyřizuje širokou škálu imigračních otázek pro občany jiných zemí a spolupracuje s českými i zahraničními firmami, které zaměstnávají cizince. Mezi služby společnosti patří vyřízení všech druhů víz, pobytových oprávnění a pracovních povolení do České republiky, řešení otázek bydlení, zdravotní péče, škol pro děti a jiné záležitosti, se kterými se setkávají cizinci v České republice.

Díky novému CRM systému se pokryl velký rozsah požadavků klientů, které společnost vyřizuje pro své klienty.

 

Expat Support

Naše společnost má nyní k dispozici přehledný systém, který nás mimo jiné upozorňuje na blížící se důležité termíny a expirace, pomáhá během řešení jednotlivých požadavků a zrychluje způsob oslovení našich klientů.“

Veronika Cyrani, zakladatelka a výkonná ředitelka společnosti

Vyřízení jednotlivých imigračních otázek vyžaduje od CRM systému přesnost, pečlivost a spolehlivost, kvůli čemu na začátku implementace vznikly následující požadavky:

  • přehlednost a jednoduchost užívání systému bez nutnosti opakovaného zadávání stejných dat na různých místech;
  • sledování průběhu řešení jednotlivých požadavků;
  • upozornění uživatelů na důležité termíny a expirace během zpracování požadavků;
  • práce s e-mailovými šablonami a odesílání e-mailů klientům ve striktně daných termínech;
  • dashboardy zobrazující souhrn nejdůležitějších dat pro sledování.

Expat_do clanku-01

Funkcionality nasazeného systému

V první fázi jsme nasadili řešení hlavně pomocí out-of-the-box možností systému bez dodatečného programování.

Výsledkem této fáze byla příprava následujících funkcionalit:

  • ve modulu Customer Service  byl upraven standardní entitní model a bylo vytvořeno několik custom entit, které pomohly přizpůsobit systém potřebám společnosti;
  • pro jednotlivé druhy požadavků bylo vytvořeno 26 Business process flows, přičemž každý proces obsahuje několik pro něj specifických fází a povinných či nepovinných kroků, které navigují uživatele během zpracování jednotlivých požadavků;
  • v systému bylo připraveno velké množství workflows, které automatizovaly vytvoření upozornění a e-mailových šablon, které uživatelé mohou následně využit pro komunikaci s klienty;
  • v navrženém řešení uživatelé mohou zaznamenávat výdaje spojené se zpracováním jednotlivých požadavků, které lze následně využít jako podklady pro fakturaci mimo CRM systém;
  • byla zavedená jednoduchá evidence pracovních hodin zaměstnanců;
  • nastavené dashboardy poskytují široký a podrobný přehled práce a důležitých termínů.

Po skončení první fáze má Expat Support hotové řešení, které se v budoucnu bude rozšiřovat v dalších fázích o následující funkcionality:

  • napojení na Sharepoint;
  • nastavení SLA pro klienty;
  • vytvoření Knowledge base;
  • rozšíření o další Business process flows;
  • rozšíření o Sales modul;
  • automatizace fakturace.

Celkově analytické a implementační práce trvaly 2 měsíce a byly řízené metodou „waterfall“, přičemž komunikace s klientem probíhala pomocí platformy Microsoft Teams. Během implementace proběhlo několik workshopů a školení uživatelů, díky čemu zaměstnanci Expat Support mohou nyní používat systém.

Plánujete i vy zlepšit fungování rozhodujících oblastí ve vaší společnosti? Neváhejte nás kontaktovat. Rádi vám poskytneme bezplatnou konzultaci.

Kontaktujte nás