Online aplikace digitalizovala řízení interních procesů jednoho z největších internetových prodejců v Evropě

Aplikace, kterou jsme dodali jednomu z největších internetových prodejců v Evropě, sjednotila a zjednodušila řízení interních procesů v jednotlivých společnostech skupiny tohoto prodejce. Zavedení centrálního systému přineslo detailnější přehled o realizovaných objednávkách a o čerpání rozpočtů oddělení. Management zároveň získal moderní nástroj, díky kterému dokáže plánovat další byznys aktivity.

Před začátkem naší spolupráce ve skupině neexistoval centrální systém, který by sloužil k jednotné správě interních procesů. Celý schvalovací proces interních objednávek probíhal zejména prostřednictvím e-mailů, telefonátů a v papírové podobě.

Neproduktivní výměna důležitých informací nebyla žádoucí z hlediska časové a administrativní zátěže zaměstnanců. Pro management bylo postupem času náročné udržet si přehled nad přibývajícími objednávkami a čerpáním rozpočtů jednotlivých společností.

Vedení se proto rozhodlo zefektivnit řízení interních procesů, a tím zajistit členům skupiny větší komfort při jejich spravování.

PowerApps jako nejvhodnější technologie

V úvodní fázi projektu jsme u zákazníka provedli Proof of Concept (PoC). Zmapovali jsme aktuální situaci, vybrali jsme nejvhodnější technologii a nastavili detailnější plán projektu. Zákazník již historicky využíval Microsoft Office 365, díky čemuž bylo možné nové řešení postavit na platformě Microsoft Power Apps. Jako konektor na Power Apps se v tomto případě využila platforma Microsoft SharePoint.

Cloudová aplikace propojila několik společností ve skupině

Dodaná aplikace zefektivnila řízení interních procesů týkajících se objednávání zboží a služeb od dodavatelů mezi společnostmi ve skupině. Online aplikace podpořila digitální transformaci celé skupiny.

Řešení přináší:

Jednotný systém pro tvorbu interních objednávek

• příprava žádanky, ze které se následně vytvoří objednávka, probíhá přímo v online aplikaci;
• centrální databáze všech objednávek.

Online úložiště faktur

• došlé faktury se podle společného čísla automaticky spárují se žádanku a objednávkou;
• pro potřeby fakturačního oddělení jsou dostupné přímo v Power Apps.

360 stupňový pohled na celý schvalovací proces

• aplikace poskytuje bližší informace o průběhu celého procesu – údaje o objednateli, schvalovateli, dodavateli, částce objednávky, výsledné faktuře, případně důvody, proč došlo k zamítnutí žádanky a jiné.

Zavedení procesních workflows

• žadatel v online aplikaci vytvoří žádanku – k dispozici má několik typů formulářů (např. formulář pro standardní žádanku, pro rámcové nebo klíčové dodavatele);
• schvalovateli přijde automaticky vygenerován e-mail s požadavkem o schválení žádanky;
• položky s nižším nákladem schvaluje přímý nadřízený, naopak, nejvyšší položky obvykle schvalují členové představenstva;
• schvalovatel žádanku přímo v aplikaci schválí nebo neschválí (případně zadá důvod zamítnutí);
• žadatel je o výsledku schvalování informován e-mailem;
• ze schválené žádanky se vytvoří objednávka, která se automaticky v elektronické podoběodešle dodavateli.

Kontrola čerpání rozpočtů

• management má podrobný přehled o čerpání rozpočtů jednotlivých oddělení, což napomáhá odpovědné správě finančních prostředků.

Přístup k datům

• přístup k důležitým datům v Power Apps kdykoliv a z jakéhokoliv zařízení (počítač, tablet, mobilní telefon).

Zákazník získal vďaka riešeniu tieto benefity

1. Centrální nástroj zefektivňující interní procesy.

2. Cloudové řešení optimalizovalo proces komunikace spojené s objednáváním a schvalováním zboží a služeb – umožnilo schvalovat jednotlivé žádanky a vytvářet rozpočty rámcových objednávek, generovat a odesílat objednávky pod unikátním číslem přímo z aplikace bez nutnosti nadbytečné e-mailové komunikace.

3. Detailnější přehled o realizovaných objednávkách.

4. Propojení objednávek a účetních dokladů na jednom místě a možnost přehledně zobrazovat došlé účetní dokumenty.

5. Jednodušší proces fakturace. Vyúčtování faktury a zpracování účetních dokladů probíhá na základě informací z detailu faktury a žádanky.

Díky agilnímu přístupu řízení projektu měl zákazník k dispozici průběžný pohled na stav projektu a na výsledky jednotlivých sprintů.

Pokud se chcete dozvědět více o dodaném řešení, stáhněte si případovou studii.

Pokud hledáte řešení, který by zefektivnilo vaše firemní procesy, neváhejte nás kontaktovat. Jsme připraveni si společně projít vaše požadavky a navrhnout optimální řešení.