Rozvoj SharePoint Online aplikace vnesl větší přehled do evidence smluv

Společnosti YIT Slovakia jsme již v minulosti dodali cloudovou aplikaci, díky které se zautomatizoval proces tvorby smluv a zefektivnila se jejich evidence. Tuto aplikaci jsme v rámci jejího rozvoje propojili s dalším interním nástrojem, který náš zákazník využívá při práci se smlouvami.

YIT Slovakia patří mezi významné developerské a stavební společnosti bratislavského regionu. Prostřednictvím svých projektů přináší kvalitní bydlení, kancelářské a obchodní prostory na vysoké úrovni.

Společnost si na kvalitě zakládá jak při poskytování služeb klientům, tak i v rámci interního fungování. Právě z tohoto důvodu vrcholový management pokračuje ve zefektivňovaní interních procesů. Tentokrát se rozhodli integrovat data ze dvou různých interních nástrojů, které zaměstnanci využívají při své každodenní práci.

Samotné realizaci řešení předcházela analýza požadavků zákazníka, na jejímž základě jsme navrhli nejvhodnější způsob sjednocení aplikací „Smluvní nástroj“ a „Centrální registr smluv“ přímo v produkčním prostředí Microsoft SharePoint Online aplikace „Smluvní nástroj“.

Do námi dodané aplikace „Smluvní nástroj“ jsme migrovali data a provedli funkcionality z „Centrálního registru smluv“ tak, aby se v rámci společnosti používal jen jeden centrální nástroj.

Aplikace „Smluvní nástroj“, kterou jsme společnosti YIT Slovakia dodali již v minulosti, umožňuje:

• vytváření a správu smluv a příslušných dokumentů;
• správu metadat nad smlouvami a dokumenty smluv;
• proces připomínkování smluv;
• proces schvalování smluv;
• generování krycího listu;
• dynamické řízení procesů připomínkování a schvalování na základě údajů – „metadat“ na smlouvě (projekt, hodnota zakázky, organizační jednotka).

Integrace aplikace „Centrálního registru smluv“ do „Smluvního funkce“ zahrnovalo:

• rozšíření funkcí „Smluvního funkce“ o správu naskenovaných podepsaných smluv, což znamenalo nastavení uchovávání, přidávání a zobrazení těchto smluv;
• bezztrátové sjednocení a sloučení dat obou nástrojů;
• vytvoření nového flow pro přidávání naskenovaných smluv;
• zajištění perzistence a referenční integrity dat;
• migrace dat;
• postmigrační sjednocení dat;
• funkcionalitu vylepšení;
• testování aplikace;
• konzultační služby.

Hlavní benefity, které projekt přinesl:

• centrální prostředí na evidenci a správu smluv;
• sjednocené informace v jedné aplikaci;
• eliminace duplicit;
• notifikace, např. přidání nové smlouvy, provedené změny ve smlouvách;
• řízení oprávnění, t. j. vymezení toho, kdo může mít přístup ke smlouvám, k jednotlivým dokumentům a upravovat je.

Projekt byl řízen agilní metodou v úzké spolupráci se zákazníkem, který měl po celou dobu průběžný pohled na stav projektu.

Pokud hledáte řešení, který by zefektivnilo vaše firemní procesy, neváhejte nás kontaktovat. Jsme připraveni si společně projít vaše požadavky a navrhnout optimální řešení.