Slovenská agentura životního prostředí získala řešení, které zefektivnilo správu fondů EU a přineslo širší pohled na realizované projekty.
Naše firma Millennium uspěla ve veřejné zakázce, kterou vyhlásila Slovenská agentura životního prostředí (SAŽP). Hledala dodavatele aplikace sloužící k efektivnímu řízení procesů fondů EU. Od této aplikace se také očekávalo, že zjednoduší administrativní činností manažerů a vytvoří reporty dle požadavků.
SAŽP jsme dodali řešení s názvem – „Platforma pro efektivní správu a řízení procesů fondů EU pro unifikované řešení podporující implementaci dalších procesů řízení“.
Původní postupy pro správu a řízení procesů fondů EU nevyužívaly ke správě této agendy žádný nástroj. Zaměstnanci SAŽP využívali aplikace standardních kancelářských balíků formou tvorby šablon a manuálního vyplňování Word a Excel dokumentů. Údaje zadávané do těchto šablon nebyly strojově zpracovatelné a ani z nich nebylo možné vytvořit sestavu reportů či analýzu dat.
Dokumenty si posílali primárně e-maily, což se také časem ukázalo jako neefektivní. Kontrola dodržování lhůt byla možná pouze ručně na základě fyzické kontroly spisů. Údaje potřebné k práci byly převážně ukládány na lokálních počítačích, což ztěžovalo zastupitelnost jednotlivých manažerů.
SAŽP měla zájem o zefektivnění interních procesů. Za nejdůležitější cíle projektu byly zvoleny:
Zákazníkovi jsme dodali řešení, které jsme přizpůsobili přesně podle jeho požadavků.
Nový systém jsme postavili na platformě Microsoft SharePoint 2019. Zároveň jsme ho integrovali se systémy, které zaměstnanci již dříve využívali při své práci (ITMS 2014, SAŽP registratura). Všechna data, které jsou obsaženy v dodaném systému nebo tažené z jiných externích kanálů, jsou dále transformovány a prezentovány v podobě grafů díky analytickému nástroji Microsoft Power BI. 120 koncových uživatelů se do systému přihlašuje přes jednotnou přihlašovací politiku pomocí Active Directory.
Celý projekt byl řízen „Waterfall“ metodou, v rámci které byla na počátku vytvořena analýza, funkční specifikace, následovala implementace systému, testování a nasazení do produkčního provozu.
