V době covidu se dostala modernizace technologií firem a užitečnost cloudových služeb do popředí. Hodně firem modernizovalo své prostředí a snažilo se tím vyjít vstříc svým zaměstnancům a klientům. Omezení, která platila, se vztahovala nejen na povinnost zaměstnanců být doma, ale například ve službách se omezoval počet zákazníků na prodejnu. Vše zmíněné vyžadovalo velmi dobrou organizaci, která by se stěží řešila na papíře. Čím větší firma, tím větší byla potřeba takovou organizaci vyřešit komplexně a efektivně, tedy digitálně.
Firmy často přecházely do cloudových služeb a nakupovaly licence. Většinou cílily na sdílené uložiště, rezervační systémy a automatizaci procesů. Dnes zjišťujeme, že zákazníci často ani nevědí, co všechno mají díky své licenci k dispozici a co mohou využívat. Přitom toho není málo.
Nedávno nás oslovil zákazník, zda bychom dokázali využít jeho licenci Office 365 na maximum a pomohli mu vyřešit automatizaci rezervace času jednotlivých obchodníků na prodejnách. Office 365 již v základní licenci má k dispozici aplikaci s názvem Microsoft Bookings a jak název napovídá, jde o rezervační nástroj.
Aplikaci je třeba nastavit ze dvou úhlů pohledu:
Pro uživatele má aplikace důvěrně známý vzhled kalendáře, který lze přepínat dle potřeby na měsíční, týdenní či denní pohled.
Po levé straně se nachází menu na úpravu a nastavení služeb, seznam služeb a seznam zaměstnanců, kterým je pro přehlednost přiřazena barva. Nově vytvořená služba, což je schůzka pro konkrétního zaměstnance, tedy bude mít „jeho“ barvu.
Velkou výhodou kalendáře je synchronizace s webovou aplikaci Outlook. Pokud má zaměstnanec ve svém pracovním kalendáři zadanou předem naplánovanou událost, nebude v době této události k dispozici pro jinou rezervaci. Zároveň se všechny schůzky propisují do Outlook kalendáře, takže zaměstnanci vidí všechny své schůzky, včetně schůzek z aplikace na jednom místě.
Kalendář může mít víc služeb a lze vytvářet i služby online, např. pro online konzultace. U služeb je možné nastavit délku trvání i cenu služby.
Rezervační stránka je vstup pro klienta a místem, kde si objedná službu firmy. Formulář, který vyplňuje klient na stránce, lze přizpůsobit do firemních barev poskytujících služby, přidat logo a umožnit klientovi, aby si vybral konkrétní osobu pro schůzku či službu.
Aplikace Bookings posílá automatické e-maily o rezervaci a jejím případném zrušení. E-mailovou notifikaci lze customizovat do firemních barev, přidat logo a lze upravit i notifikační text. Potvrzující e-mail obsahuje pozvánku na schůzku, kterou lze přidat do svého kalendáře.
Oznámení o vzniklé schůzce, případně o její změně, systém odesílá jak klientovi, tak firmě. Lze si vybrat čas, roli příjemce (zákazník, zaměstnanci) a dopsat požadovaný text.
Proklikem z notifikačního e-mailu dostane klient možnost přeplánovat nebo zrušit již potvrzenou schůzku. Jde o velmi užitečnou funkci, která uvolní již rezervovanou službu v konkrétním čase pro jiného klienta.
Nástroj Bookings zefektivnil plánovaní schůzek také nám. Před časem jsme uskutečnili průzkum, v jehož rámci nás zajímal stav digitální transformace slovenských a českých společnosti. Na průzkumu jsme spolupracovali s výzkumnou agenturou, která jednotlivé společnosti obvolávala. Výsledkem telefonátů byl také zájem o naše služby. Zaměstnanec agentury měl prostřednictvím Bookings přístup přímo do kalendářů našich obchodních manažerů, díky čemuž mohl schůzku naplánovat přímo během telefonátu.
Bookings je povedená aplikace z rodiny Office 365, která může být pro firmy velmi užitečná a je rozhodně levnějším a dostupnějším řešením než plná customizace procesu rezervací. Ve výsledku šetří čas a peníze firmám, které by za normálních okolností musely mít pracovníka dedikovaného na vyřizování procesu rezervací. Je to jeden ze způsobů, jak efektivně digitalizovat obchodní procesy ve firmě.
Autorkou textu je naše kolegyňka Karla Root, která pracuje na pozici konzultantky v našem českém office.
Hledáte spolehlivého IT partnera, který vám pomůže naplnit vaše byznys cíle? Neváhejte nás kontaktovat. Náš tým si společně s vámi projde vaše požadavky a navrhne nejvhodnější řešení.