CRM customizace a školení pro neziskovou organizaci Portus Praha

Portus Praha je nezisková organizace, která aktivně podporuje lidi s mentálním postižením. Samotné poslání organizace, její dobročinné aktivity či zájem pomáhat jiným nám byly tak sympatické, že jsme nezaváhali ani chvíli, když se na nás obrátili s prosbou o pro bono pomoc při customizaci jejich CRM a zaškolení uživatelů.

Představujeme vám Portus Praha

Portus Praha, z. ú. je obecně prospěšná společnost, jejímž hlavním posláním je napomáhat, aby lidé s mentálním postižením nebyly vyčleňování z naší společnosti. Podporuje a pomáhá jim důstojně bydlet, pracovat a rozvíjet se bez rozdílu vůči zbytku společnosti.

V rámci své činnosti pořádají nadační akce, školení a vzdělávací kurzy či vyrábějí dárkové předměty a tzv. „dobroty s příběhem“. Mezi jejich nejznámější aktivitu patří Cihla – celostátní benefiční sbírková a osvětová kampaň.

I neziskové organizace potřebují CRM

Realizace všech výše zmíněných aktivit vyžadovalo značné koordinační úsilí, jakož i existenci CRM systému na evidování a správu kontaktů, se kterými Portus Praha přicházel dennodenně do kontaktu. Organizace proto v průběhu roku 2017 rozhodla o in-house implementaci CRM systému Dynamics CRM. Nasazené CRM řešení, které nebylo přizpůsobeno potřebám organizace, však neumožňovalo využít plný potenciál systému pro řízení vztahů se zákazníky.

V září 2017 se na nás Portus Praha obrátil s prosbou o dobrovolnou činnost – zaškolení jejich zaměstnanců do Dynamics CRM a případně o customizaci systému. Nakolik nám byly aktivity organizace nesmírně sympatické, neváhali jsme ani chvíli a okamžitě jsme se pustili do této spolupráce.

Fáze č. 1: Customizace CRM řešení

Po počáteční analýze bylo zjištěno, že nasazené CRM řešení, které nebylo přizpůsobeno potřebám organizace, neumožňovalo využít plný potenciál práce se systémem a všechny jeho výhody. Po dvou setkáních jsme se dohodli na customizaci tak, aby plně naplnil potřeby a očekávání organizace.

V rámci customizace řešení jsme implementovali následné zásadní změny v CRM:

• Stávající entitu „Account“ jsme rozdělili na právnické a fyzické osoby.
• Na entitě „Account“ se zaznamenávají standardní aktivity, kontaktní osoby, kontaktní informace (adresy, telefonní a emailové kontakty), které se zobrazují jen vybraným uživatelům na základě nastavených bezpečnostních pravidel.
• Při entitě „Account“ jsme zavedli evidenci různých kategorií příspěvků, např. z nadačních akcí, dobrovolných darů, školení, vzdělávacích kurzů, dárkových předmětů, objednaných dobrot s příběhem apod.
• Pro každou výše zmíněné kategorii příspěvků jsme vytvořili samostatnou entitu s vlastními atributy.
• Umožnili jsme evidovat „Zájemce“ (Leads), z nichž je následně možné vytvořit „Contacts“ (jednotlivé kontakty) či „Accounts“ (právnické a fyzické osoby) na základě vytvořeného obchodního procesu.
• Výrazně jsme zjednodušili formulář Marketingových kampaní.
• Vytvořili jsme role pro uživatele tak, aby každý uživatel disponoval přístupem pouze k těm entitám a záznamem, se kterými pracuje. To zajistilo nejen vyšší bezpečnost práce s daty, ale především lepší přehlednost potřebných informací.
  
  Fáze č. 2: Zaškolení

Po customizaci systému proběhlo dvoudenní školení:

• 1. den školení probíhal za účasti manažerky Portus Praha Gabriely Štěpánkové a IT specialisty, který původně nasazoval a customizoval CRM v organizaci. Během tohoto dne jsme se věnovali základní customizaci systému, tvorbou a úpravou polí, formulářů, pohledů, dashboardů, správou uživatelů a migraci dat.
• 2. den školení probíhal za účasti všech uživatelů CRM. Vysvětlili jsme jim, jak pracovat v nově navrženém systému a jak vytvářet nové či evidovat už existující záznamy.
  
  Děkujeme za skvělou zkušenost

Je třeba zmínit, že spolupráce probíhala ve velmi přátelské a domácké atmosféře – přímo v prostorách Portus Praha. Věříme, že i díky naší pomoci bude organizace realizovat své výjimečné aktivity efektivněji.

Kromě poděkování z naší strany za tuto skvělou zkušenost a špičkovou spolupráci se zaměstnanci Portus Praha bychom rádi vyzdvihli taky přístup a výborně odvedenou práci naší CRM konzultantky, Olgy Rembish, která se plně podílela na této dobročinné aktivitě. To dokazuje i vyjádření od PR manažerky Portus Praha ohledně naší spolupráce:

„Zavedení CRM do Portusu jsme plánovali téměř rok a spolupráce s Millenniem nás rychle posunula k cíli. Byly jsme nadšeni, jelikož během velmi krátké doby nám Olga Rembish přizpůsobila systém na míru a připravila školení pro celou organizaci. Nyní se již lépe můžeme starat o naše klienty i dárce. Za celý Portus tímto děkuje,“ Gabriela Štěpánková, PR AKCE CIHLA.

Autor článku: Michaela Magátová