Tři reporty, které posunuly naši interní práci s daty na novou úroveň

Již dlouhá léta digitalizujeme a optimalizujeme procesy našich zákazníků. Věříme, že smysluplná změna musí vycházet zevnitř. I z toho důvodu neustále zlepšujeme naše interní procesy. Nejen proto, abychom byli efektivnější, ale abychom výhody a praktický přínos řešení mohli zažít z první ruky.

V rámci interního projektu jsme letos zavedli tři významná zlepšení v oblasti práce s daty a jejich vyhodnocování. Díky nim jsme získali reporty, které poskytují rychlý přehled, podporují manažerské rozhodování a šetří čas při každodenní operativě.

Report pro vykazování času a sledování vytíženosti

V mnoha firmách si zaměstnanci ještě dodnes značí svoji práci v Excel tabulkách. Řešením může být aplikace určená k vykazování. Právě tento způsob jsme zavedli i u nás. Aplikace slouží jako centrální místo, kde zaměstnanci reportují čas strávený na jednotlivých projektech a manažeři sledují utilizaci týmu.

Aplikace umožňuje:

• vyplňování timesheetů – zaměstnanec zadává, na jakém projektu pracoval, v jakém rozsahu, s možností přidání komentáře
• možnost sledovat vytíženost (utilizaci) zaměstnanců s přehledem placených projektů, interních aktivit a presales činností
• automatické propojení s reportingovým rozhraním v Power BI – manažeři vidí v reálném čase sumární data
• filtrování podle projektů, týmů, zaměstnanců a časových období
• schvalování vykázaných hodin projektovými manažery
• přehled o tom, v jaké fázi se nacházejí projekty. Přehled vytíženosti na měsíční či roční bázi

Různé možnosti rozšíření

Tato aplikace může obsahovat různé filtry přizpůsobené potřebám každé firmy, jako například zasílání automatických notifikací zaměstnancům při nevyplnění timesheetu za poslední měsíc nebo možnost generovat podklady pro fakturaci podle reálně vykázané práce. Aplikace pomáhá zefektivňovat projektové řízení, plánování kapacit a vnáší transparentnost ve využívání zdrojů.

Profitability report: přehled ziskovosti zákaznických projektů

Druhým strategickým nástrojem je profitability report, který se zaměřuje na analýzu spolupráce se zákazníky. Tento report integruje data z více zdrojů a vytváří komplexní obraz o ekonomické efektivnosti projektů. Zdrojová datová kostka propojuje CRM pomocí Dataverse, timesheety, SQL databázi a Microsoft SharePoint.

Report obsahuje:

• přehled částek v objednávkách
• počet kontrahovaných hodin
• vykázané hodiny z timesheetů a interní náklady na projekt
• průběh fakturace v reálném čase
• výpočet aktuální i budoucí profitability firmy
• možnost vytvořit různé dashboardy a pohledy

Hlavní přínosy:

• podklad pro strategické rozhodování
• možnost včasného identifikování neefektivních projektů
• retrospektivní analýza, ale i plánování budoucích aktivit

CRM report: ucelený obchodní přehled

Je běžným standardem, že CRM systémy poskytují různé předdefinované reporty, které pokrývají základní potřeby sledování obchodních aktivit. Kromě těchto standardních přehledů je však možné vytvářet reporty šité na míru přizpůsobené konkrétním požadavkům. Přesně takový report jsme vytvořili i my na základě potřeb našeho managementu.

Tento CRM report zahrnuje:

• sledování vyhraných i otevřených obchodních příležitostí
• seznam aktivních objednávek
• přehled vystavených faktur
• kalkulace celkových příjmů (revenue) z jednotlivých zdrojů
• segmentace dat podle různých obchodních kritérií
• prediktivní analýzy budoucích obchodních výsledků

Tato tři řešení jsou příkladem toho, jak lze procesy ve firmě zjednodušit, propojit a zefektivnit prostřednictvím komplexní práce s daty. V Millenniu dokážeme na základě podobných principů vybudovat řešení i pro vaši firmu – ať už jde o sledování výkonnosti, řízení projektů, obchodní reporting a pod.

Chcete mít data pod kontrolou a zefektivnit své procesy? Neváhejte nás kontaktovat. Rádi vám ukážeme, jak lze „uklidit“ práci s daty.