Poradíme vám, jak vnést řád do managementu dokumentů

Projde i vašima rukama velké množství dokumentů? Některé je třeba schválit, doporučit možné změny a jiné obdržíte pouze pro informaci? Možná budete souhlasit s názorem, že pokud nemáte nástroj na správu dokumentů, zacyklíte se do koloběhu, ze kterého není snadné uniknout. Pokud se nacházíte v podobné situaci, doporučujeme vám co nejrychleji najít vhodné řešení. Tou první volbou pro vás může být Integrovaný management dokumentů.

Rychlé pracovní tempo často způsobuje, že ač nevíte jak, jste najednou zahlceni mnoha podněty ze všech stran.  Pro úspěšné fungování byznysu je velmi nutné mít chod firmy pod kontrolou. Zdlouhavé interní procesy vás v tom jen brzdí. Primárně byste si měli uklidit ve vašich firemních datech, k čemuž vám výrazně dopomůže Integrovaný management dokumentů (IMD).

IMD zastřeší celý životní cyklus dokumentů. V intuitivním a uživatelsky příjemném prostředí platformy SharePoint můžete dokument vytvořit, komentovat, upravovat, schvalovat, publikovat, posílat oznámení, sdílet dokumenty nebo je archivovat.

Velkou výhodou nástroje je, že odbřemení vás a vaše zaměstnance od papírování, zautomatizuje interní procesy a vnese efektivitu do organizace práce.

Podle statistik poradenské společnosti PwC tráví odborníci 5 až 15 % času čtením informací z dokumentu a až 50 % času dohledáváním papírových dokumentů. Přičemž 7,5 % všech papírových dokumentů se ztratí a 3 % se chybně uloží.

Všechny firemní dokumenty na jednom místě

Elektronická správa dokumentů vám přinese zvýšení produktivity práce. V neposlední řadě sjednotí přístup ke všem informacím a vzájemně je propojí. Smlouvy, faktury, směrnice, normy, žádanky a jiné dokumenty budou uloženy na jednom centrálním místě a ve strukturované formě.

Nástroj podporuje i bezpečnost – poskytuje lepší kontrolu nad citlivými dokumenty. Přístup k nim je možné kontrolovat na základě uživatelských oprávnění. Výhodou je i podrobný přehled o tom, kdo dokument editoval a jak putoval mezi zaměstnanci. Řešení je možné integrovat s dalšími informačními systémy.

Prohlédněte si krátký úryvek z našeho webináře, ve kterém vám náš kolega názorně představí základní funkcionality Integrovaného managementu dokumentu.

Stáhněte si náš offering a zjistěte, jaké další výhody vám řešení přinese.

Neváhejte nás oslovit s vašimi požadavky. Krok za krokem vás provedeme digitalizací dokumentů.