3 IT řešení, která vaší společnosti přinesou efektivnější spolupráci

Týmová spolupráce dnes představuje jeden ze základních pilířů moderní společnosti. Efektivní kooperace přináší mnohé konkurenční výhody a zvyšuje společnosti kredit na trhu. Neustále se zrychlující každodenní rytmus, vzdálenost a řízení projektů na více úrovních jsou důvody, proč je podstatné klást důraz na proces kooperace.

Nabízíme vám přehled 3 IT řešení, díky kterým můžete řídit komunikaci v rámci jednoho kanálu.

1. Kolaborativní CRM systém

CRM systém jako kolaborační portál nabízí široké možnosti kooperace napříč různými odděleními. V CRM systému lze sdílet klientské údaje s cílem maximalizovat ziskovost či zvýšit spokojenost zákazníků.

Například: obchodníci vyplní v CRM systému všechny potřebné údaje o zákaznících – na základě těchto dat dokáže marketingové oddělení přesněji cílit komunikaci – to se v konečném důsledku odrazí na obchodních nabídkách, které obchodní oddělení připraví přesně podle zákaznických potřeb, které vyplynuly z interakcí se zákazníky prostřednictvím marketingu.

„Společnosti s úzce propojeným obchodním a marketingovým týmem mají o 36 % vyšší míru udržitelnosti zákazníků.“ MarketingProfs

Obchodní oddelení

Konec poznámkám zapsaným v diáři, v kalendáři či v poznámkovém bloku. Úkolem každého obchodníka je zaznamenávat údaje do CRM systému, čímž se zaručí, že:

• klientská data jsou k dispozici i pro jiné zaměstnance;
• manažeři mají přehled nad práci obchodníků;
• informace jsou dostupné pro různé reporty a pro marketingové
• obchodníci mohou využít čas smysluplnější než odepisováním na interní e-maily;
• v případě odchodu obchodníka zůstávají údaje v CRM systému.

Marketingové oddělení

Oslovení zákazníků prostřednictvím marketingových aktivit může mít vliv na jejich rozhodování. Bez kvalitně vyplněné CRM databáze by však nebylo možné zacílit na ty správné zákazníky. Na základě údajů ze CRM systému se vytváří seznam zákazníků, kterým se v pravidelných intervalech posílají newslettery / oslovují se v rámci průzkumu spokojenosti / zvou se na různé eventy / cílí se na ně marketingové kampaně a jiné aktivity.

Kromě toho díky propojení CRM a platformy MailChimp lze posílat marketingové materiály přímo přes CRM, čímž se zajistí, že obchodníci budou mít přehled o tom, jak zákazníci interagovali s daným obsahem a také na základě toho mohou směřovat své další obchodní aktivity.

Spolupráce s dalšími odděleními

Spolupráce pomocí CRM systému probíhá nejen na úrovni marketingu, obchodního oddělení nebo v rámci kooperace s managementem, ale také s ostatními odděleními společnosti.

CRM lze propojit s ekonomickým softwarem, co může být přínosné pro ekonomické oddělení, které může sledovat klíčové ekonomické ukazatele společnosti. Technická podpora má zase díky údajům v CRM systému dostatek informací na dokonalou obsluhu klienta.

Například: zákazník prostřednictvím call centra požádá o servis zařízení v jeho domácnosti. Následně pracovník call centra založí v CRM systému novou žádost a přiřadí ji servisnímu technikovi, kterému přijde notifikace. Na základě toho servisní technik dohodne se zákazníkem přesný termín servisu

• jestliže se během servisu zjistí, že je třeba objednat nový náhradní díl, servisní technik to zaznamená v CRM systému, díky čemuž pracovníci ve skladu obdrží žádost na vyskladnění náhradního dílu;
• pokud servis proběhne bez potřeby dodatečné výměny poškozených dílů, servisní technik označí v CRM systému požadavek za ukončený, přičemž následně může fakturační oddělení obdržet požadavek na vystavení faktury.

2. Knowledge Management jako podniková encyklopédie

Řešení Knowledge Management (Management znalostí) poskytuje uživatelům neustálý přehled o aktuálních informacích skrze celou společnost. Hlavním cílem řešení je docílit, aby se správné informace dostaly ke správným osobám ve správném čase.

Proces poskytování služeb má být doprovázen jasnými a přesnými pojmy. Zaměstnanci téže společnosti budou díky řešení používat jednotný jazyk, čímž se ke klientům dostanou relevantní informace bez rozdílu na to, kterou pobočku navštíví. Knowledge Management, který slouží jako podniková encyklopedie, pomůže tento cíl jednoduše splnit.

Společnosti, které se rozhodnou implementovat řešení pro management znalostí, získají:

• zavedení centrální firemní terminologie;
• sjednocení vnitrofiremní kultury;
• účinnou výměnu informací mezi jednotlivými odděleními;
• okamžitý přístup k nejaktuálnějším informacím;
• přehledné dashboardy;
• zkrácení času vyhledávání informací a urychlení obchodních procesů;
• uživatelsky přívětivé prostředí a moderní vzhled systému;
• zvýšení výkonnosti zaměstnanců a spokojenosti zákazníků;
• prostředek, který umožňuje rychlejší dosahování strategických cílů.

Konkurenční výhoda

Moderní řešení pro management znalostí využívají mnohé významné společnosti na Slovensku například O2, Orange, VÚB banka nebo v České republice Raiffeisenbank.

„Nasazením Knowledge Management řešení jsme získali nástroj, který nám zefektivnil tvorbu a zpřístupňování aktuálních informací napříč centrálou, pobočkami banky a call centry. Umožnilo nám ucelenou komunikaci se zákazníkem při poskytování informací o bankovních produktech, jakož i jednotné dodržování interní politiky. Zaměstnanci mají nepřetržitý přístup k aktuálním změnám, interním postupům, manuálům, směrnicím a normám.“ Tomáš Tyl, Projektový manažér, Raiffeisenbank

Knowledge Management je vhodný pro všechny typy a velikosti společností. Každá společnost si řešení dokáže přizpůsobit podle svých potřeb, aby pomocí spolehlivého systému na ukládání existujících informací a na shromažďování nových poznatků mohla snadněji reagovat na změny na trhu.

3. Platforma pro týmovou spolupráci Microsoft Teams

Prostřednictvím platformy Microsoft Teams, která je součástí sady Office 365, je možné kooperovat napříč několika týmy. Software určený na skupinový chat poskytuje možnost spolupracovat na pracovních úkolech na dálku nejen s kolegy v rámci firmy, ale i s klienty.

Pracovní skupiny

• ve své nejjednodušší formě umožňuje aplikace Teams uživatelům vytvořit skupiny, v rámci kterých mohou kooperovat – zaznamenávat poznámky, nahrávat soubory či sdílet plochu;
• v rámci jednoho týmu se dá vytvořit několik diskusních místnosti nebo kanálů, díky čemuž lze snadno sledovat vývoj v konverzacích;
• privátní skupiny nabízejí možnost sdílet obsah jen s přidanými členy, naopak otevřené skupiny obsahují informace určené širokému spektru uživatelů;
• konverzace ve skupinách jsou viditelné pro všechny členy na hlavní ploše a zároveň je možné posílat i soukromé zprávy;
• díky notifikacím jsou uživatelé informováni o všech aktualizacích v jednotlivých skupinách;
• aplikace obsahuje knihovnu s emotikony, GIF či nálepkami na zpestření komunikace v digitálním prostředí.

Online schůze

• prostřednictvím Microsoft Teams je možné organizovat audiokonference, videokonference a webové konference;
• k online webináři se může připojit až 10 000 uživatelů bez ohledu na to, kde se nacházejí;
• ke schůzce se uživatelé mohou přihlásit i z mobilního telefonu a stejně je možné telefonovat jiné osobě i přímo přes aplikaci;
• v online schůzce se nachází telefonní číslo určené na zavolání z více než 400 měst po celém světě, díky čemuž se dokáží na schůzi připojit i lidé bez internetového připojení;
• aplikace poskytuje spolehlivé, zabezpečené a vysoce kvalitní hlasové a obrazové přenosy.

Plánovaní schůzek

• platforma nabízí přehled o naplánovaných schůzkách, o jejich čase, předmětu schůzky a seznamu osob, které se schůzky zúčastní.

Virtuální podpora

• na zvýšení produktivity je k dispozici přibližně 24 robotů s různými funkcemi (T-Bot dokáže odpovědět na základní a nejčastěji kladené otázky ohledně Teams nebo Statsbot umí odesílat rozličné přehledy např. Skrz Google Analytics).

Customizácia

• v Microsoft Teams lze přizpůsobit prostředí tak, aby splňovalo požadavky jednotlivých skupin;
• aplikace poskytuje platformu s možnostmi rozšiřitelnosti a otevřenými rozhraními API s obecnou dostupností;
• pomocí prvku Záložky si mohou uživatelé vytvořit samostatné kanály a uspořádat konverzace podle témat, aby měli co nejrychlejší přístup k nejpoužívanějším dokumentům;
• díky modelu Connector dokáže Microsoft Teams poskytnout aktualizace a upozornění třetích stran

Integrace s dalšími službami

• platforma Microsoft Teams je integrována s online balíkem Microsoft Office 365, což umožňuje využívání dalších služeb jako Word, Excel, SharePoint, PowerPoint, Skype, Exchange, OneNote, Planner, Power BI a Yammer.

Bezpečnost dát

• údaje posílané prostřednictvím Microsoft Teams jsou šifrováné a zakryté transparentním operačním modelem bez trvalého přístupu k uživatelským informacím
• ověřování probíhá přes vícefázový proces, který poskytuje zvýšenou ochranu identity;
• aplikace splňuje klíčové standardy dodržování ochrany dat včetně ISO 27001, HIPPA, SOC 2 a modelové klauzule Evropské Unie.

Pokud uvažujete o nasazení platformy, která by ve vaší společnosti pomohla zefektivnit proces spolupráce, neváhejte nás kontaktovat.